有虚拟会议使我们的会议更糟糕了吗？

我们的会议比例越来越大，通过视频会议，会议电话，WebEx和Skype等工具。随着工具的数量激增，变得越来越清楚，会议的促进者往往缺乏计划和运行重新参与虚拟会议的技能。

会议对有效的合作和决策至关重要，并且由于业务变得更加合作，会议的数量正在增加。虚拟会议是一个重要组成部分，并对降低会议成本产生了重大影响。

但是，由于虚拟会议较便宜，更容易设置，他们通常不太妥善策划，并且运行严重。如果技术提供的效率储蓄在不必要的脱离虚拟会议上浪费在不必要的脱离会议上，这将是一种耻辱。

Roperasw和Tandberg在美国，英国，挪威，德国和香港的625个商业专业人员进行了调查。他们问他们在参加音频会议与面对面的会议上时，他们还在做什么：

这几乎不是一个振铃的质量。我们都拥有坐在会议电话或网络研讨会中的经验，并持久持久，我们没有任何角色或没有机会互动。

在“杀戮会议”作者中作者Kevan和Alan Hall确定了一些关键原则，以便在根本上改善虚拟会议。

1.专注于相关性

计划任何形式的会议时，但特别是虚拟会议，我们需要确保该主题与观众相关，并需要一场现场会议处理。

一些经典的陷阱来避免包括：

• 观众没有角色但要听的主题（为什么不发送电子邮件？）
• 仅与观众的子集相关的主题（为什么没有较小的会议）
• 活动和状态更新仅与一个个人和会议领导者相关（为什么不使用共享文件或一对一的电话）

作者介绍了一个简单但系统的过程，可以识别您的会议中不必要的主题和不必要的参与者。

2.在您已经拥有的技术上训练

我们最近参加了关于人工智能和数字领导的会议。发言者讨论了复杂决策支持工具的发展以及如何增加领导和协作的实践。与此同时，我们指出，大多数人并不真正知道如何使用Excel，他们每天使用的电子表格。这同样适用于协作技术。

当我们运行高度互动的网络研讨会时，很明显，绝大多数人从未见过WebEx或Skype以这种方式使用，并且不熟悉该技术中可用的许多协​​作工具。您可以学习非常快速地使用这些工具，当您计划一个频繁的观众互动和参与的机会时，您通常会获得非常积极的回应。

您的组织可能已经投资于协作和通信工具。训练有素，如何使用它们！直到你克服这种技术障碍，难以进入真正的挑战，这就是如何创造几乎娱乐。

3.从参与者体验开始

虚拟会议通常有一个主席或促进者和许多与会者。大多数传统会议培训侧重于促进者;我们花费大部分时间考虑参与者经验，这代表了在会议上所花费的总时间比例更大，并且还大量增加您将达到会议的计划结果。

因为一个人的注意力很容易在虚拟会议中徘徊，因为有更少的社会线索来让人们要注意，我们在我们的“令人信服的虚拟便利化”培训中学到了我们需要定期互动的机会。

在类似WebEx的工具中，有很多机会这样做。以下是其中10个：

1. 按名称提问- 特别是你还没有听到的人
2. 轮询- 实时调查和问题
3. 表决- 通过“举手”或是/否功能
4. 亚组- 创建具有单独呼叫的子组
5. 注释工具- 询问参与者在屏幕上使用钢笔，文本，形状，突出显示和其他交互
6. 交出控制- 让个人控制屏幕并共享内容
7. 定期休息- 至少每小时一次
8. 启用问题- 使用聊天鼓励问题
9. 使用呼叫互动的材料- 让参与者填写幻灯片，使用他们的指针或注释工具并键入问题的答案，以便他们有一些物理活动来执行，而不是倒回其他人创建的内容的被动查看
10. 整合其他媒体- 提前分享文件并建立社交空间以继续讨论并提出问题。

当您设计会议时，将各种这些建立进入过程中;您应该计划早期互动，然后每四个或五分钟才能保持关注和参与。

由于虚拟会议变得更加常见，并且可用的工具数量增长，现在是控制您的虚拟会议的时间，将它们集中在相关内容上，掌握技术并学习设计并运行真正参与在线会话。

杀死糟糕的会议现已上市，价格为20.00英镑。