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创始人格雷厄姆Allcott生产力培训专家认为生产和作者的新书“如何成为一个生产力忍者”提供了一些替代的方法来确保你的会议是专注和高效。
现在花点时间去思考你的经验的会议。很有可能,你的一部分是呻吟仅仅想到内部会议。浪费时间的一种很好的方式,失去焦点,粉丝一些自我和讨论完成任务而不是做他们。事实是,我们有太多的会议。在2007年的一项研究由Bert van der Zwan(互联网公司网讯),28%的中层管理人员说,减少数量的面对面的会议会提高整体工作效率,还有21%的人说他们会造成太大压力,18%的人认为他们会有一个更好的工作与生活的平衡。很多会议都没有议程,没有一个清晰的目标,也没有考虑谁真正需要——或者没有。
“很多会议是没有议程,没有一个明确的目的,没有考虑谁真正需要——或者没有。”
但有时,一个伟大的会议可以改变世界。一些伟大的会议我参加过多年来都是由我的同事马丁•法雷尔的“会议魔术师”。马丁是一个专业的会议主持人,带来的组织如联合国、英国政府和公平贸易基金会,所有意识到投资的重要性的力量让他们伟大的会议。他和我见面时他是一个受托人的慈善任命我为首席执行官。从那以后,我利用马丁的可观
“至关重要的会议有任何影响,当然,跟进确保事情真正发生之后。”
这里有一些建议——基于这40-20-40原则——我希望能帮助你的问题和转换需要一定的会晤。
前的40%
- 目的——你和所有其他与会者清楚会议的预期结果应该是什么,你就会知道如果你实现了吗?确保你的议程包括了一个简单的声明的目的(“这次会议我们将年底……”)
- 实用性——它需要一个“物理”会议吗?将Skype电话,网络研讨会或别的更好的选择吗?我们假设它应该是一个小时,因为我们一直在做吗?那会是什么样子,如果我们把它改为15分钟吗?
- ——房间,蛋糕,舒适度……这些问题如果你真的想给人们一个环境中认为,升值,贡献而定。伟大的创意和战略决策很少在灯光昏暗的地下室
- 速度——你只能以最快的速度最慢的人,所以你能做什么准备的方式让人们充分参与到速度和准备好了吗?使用会议本身进行讨论和决策,而不是信息共享,可以做更有生产力,人们在自己的时间
- 计划,是否曾想过写的会议记录在会议前发生了什么?当然事情会改变,但这样做会给你充分准备和预期结果或讨论的细微差别。它还将帮助给你一个清晰的知道一个成功的结果可能会是什么样子。
20%
- 参与,创建一个环境,人们的贡献是有价值的。会议,只听到最不适合每个人的学习风格,有时最安静的贡献是你最需要听到的
- 节奏和停顿,试图从讨论“退一步”要注意肢体语言,意识到人民的注意力还是热情可能萎靡不振的。请记住,无论多么有趣的讨论,它从不一样难忘的或引人注目的一个完整的膀胱
- 实用性——确保你或你的团队照顾现实,这样你离开参与者专注于思考,学习或决策
40%,
- 生产跟进,没有点每个人签约行动或承诺进一步的工作如果没有一个人会在会议结束后负责。确保会议期间,每一个行动都有一个所有者和一个明确的最后期限。会议期间,讨论如何以及何时人将被追究责任,当进展回顾。会后跟进迅速确认是谁做的细节——第二天会议的关键时期,利用获得的势头,或者完全失去它。
认为生产
经营范围的生产力研讨会,包括“魔法使会议”
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